Bolagsstämma
Bolagsstämma– i form av ordinarie stämma och, vid behov, extra bolagsstämma – är det högsta beslutande organet i Tilgin och det forum där bolagets aktieägare utövar sitt inflytande. På bolagsstämma kan aktieägare delta som dels fem dagar före stämman är registrerad i bolagets aktiebok, dels särskilt till bolaget har anmält sin avsikt att närvara vid stämman. Varje aktie i bolaget berättigar till en röst på stämma. Ordinarie bolagsstämma, där bl.a. årsredovisningen och revisionsberättelsen läggs fram och styrelse väljs (s.k. årsstämma), hålls inom sex månader från utgången av varje räkenskapsår.
Styrelsens arbetsformer
Styrelsen ansvarar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Styrelsen fastställer mål, väsentliga policies och strategiska planer för bolaget samt övervakar fortlöpande såväl efterlevnaden av dessa som att de blir föremål för uppdatering och översyn. Styrelsens arbete leds av styrelseordföranden. Styrelsen utses av bolagsstämman och skall enligt bolagsordningen bestå av lägst tre och högst sex ledamöter med högst tre suppleanter. Styrelseledamöterna utses vid årsstämman för en mandatperiod om ett år i taget. Nuvarande styrelse består av fem ordinarie ledamöter, utan suppleanter och valdes vid årsstämman 2010. Styrelsen skall enligt gällande arbetsordning hålla minst fem ordinarie styrelsemöten mellan varje årsstämma.
I bolagets styrelse finns den erfarenhet av och kompetens på de områden som är relevanta för bolagets verksamhet för att kunna stödja, följa och kontrollera verksamheten. Styrelsen är oberoende enligt svensk kod för bolagsstyrning. Bolagets styrelse följer en arbetsordning innehållande instruktioner avseende bland annat arbetsfördelning och rapporteringsrutiner. Arbetsordningen är föremål för årlig översyn.
Styrelsen har antagit dels en informationspolicy, dels en insiderpolicy, vilka inkluderar riktlinjer för hur aktiemarknadens krav på information ska tillgodoses respektive hur bolaget ska hantera insiderfrågor och insiderlagstiftningens krav. Styrelsen har även utfärdat en VD-instruktion avseende bland annat arbetsfördelning mellan styrelse och verkställande direktör.
Mer information om styrelsens arbete under 2009 framgår av Bolagsstyrningsrapporten för 2009
Ersättningar till styrelse och ledande befattningshavare
Styrelsens arvode beslutas av bolagsstämman, för var och en av ledamöterna. Ersättning till verkställande direktören beslutas av styrelsen.
Följande riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare antogs på årsstämman 2010. Som ledande befattningshavare skall avses VD och de ledande befattningshavare som ingår i bolagets ledningsgrupp. Utgångspunkten skall vara att löner och andra ersättningar till ledande befattningshavare skall vara marknadsmässiga så att bolaget kan attrahera och behålla en kompetent bolagsledning. Ersättningsstrukturerna skall så långt som möjligt vara rimligt förutsägbara, såväl beträffande kostnaden för företaget som förmånen för den anställde och vara baserade på objektiva faktorer. VDs ersättning skall fastställas av styrelsen och ersättningar till övriga ledande befattningshavare skall beslutas av VD efter samråd med styrelsens ersättningsutskott. Ersättningsnivåerna för ledande befattningshavare revideras årligen. En fast grundersättning skall alltid utgå till ledande befattningshavare, baserat på befattning/ansvarsområde, kvalifikation, och individuell prestation. Rörlig ersättning skall som huvudregel endast utgå till VD och ledande befattningshavare i försäljningsfunktioner. Sådan rörlig ersättning skall baseras på uppnådda försäljningsresultat, baserat på i förväg uppställda försäljningsmål som revideras årligen. För närvarande har endast en ledande befattningshavare utöver VD möjlighet att erhålla rörlig ersättning. Den rörliga ersättningen kan maximalt uppgå till 67% av den totala ersättningen. Bolagets ledande befattningshavare, utom VD, ingår i den premiebestämda pensionsplan som infördes i december 2007. Pensionsvillkor skall vara marknadsmässiga och bör baseras på premiebestämda pensionslösningar eller följa allmän pensionsplan. Avgångsvederlag skall inte utgå till andra ledande befattningshavare än VD och skall, i förekommande fall, vara marknadsmässigt. Ledande befattningshavare kan från tid till annan erbjudas att delta i incitamentsprogram, att beslutas i därvid föreskriven ordning. För andra ledande befattningshavare än VD gäller i allmänhet en uppsägningstid om tre månader från bolagets sida och uppsägningstid enligt LAS för den ledande befattningshavaren. För VD gäller en ömsesidig uppsägningstid om sex månader. Fast ersättning under uppsägningstid och avgångsvederlag skall aldrig överstiga ett belopp motsvarande den fasta ersättningen för två år. Styrelsen får frångå dessa riktlinjer om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det.
Styrelsen har vid konstituerande styrelsemöte 28 april 2010 utsett ett ersättningsutskott inom styrelsen bestående av Johnny Sommarlund, Fredrik Berglund och Tomas Torlöf.
Valberedning inför årsstämman 2011
Årsstämman 2010 beslutade om följande process för utseende av valberedning i bolaget:
Bolaget skall ha en valberedning bestående av fyra ledamöter, där var och en av bolagets tre största aktieägare per den 30 september 2010 som önskar nominera representant utser varsin representant att, jämte styrelsens ordförande, utgöra valberedningen för tiden intill dess att en ny valberedning har utsetts. Om någon av de största aktieägarna väljer att avstå från sin rätt att nominera en ledamot skall nästa aktieägare i storleksordning beredas tillfälle att utse en representant. Namnen på ledamöterna i valberedningen skall offentliggöras senast sex månader före årsstämman 2011. Ordförande i valberedningen skall, om inte ledamöterna enas om annat, vara den ledamot som representerar den största aktieägaren och denne skall också vara sammankallande till första mötet. Valberedningen skall arbeta fram förslag till i) styrelse, ii) styrelseordförande, iii) styrelsearvoden för var och en av ledamöterna och annan ev. ersättning för styrelseuppdrag, iv) arvodering revisor samt v) ordförande på årsstämma 2011. Om ledamot lämnar valberedningen innan dess arbete är slutfört skall denne ersättas av annan representant för den ägare vars representant lämnade valberedningen. Ersättning till representanterna i valberedningen skall ej utgå.
Revision
Tilgins revisorer väljs av årsstämman för en period om 4 år. Bolagets revisionsbyrå är KPMG. Huvudansvarig är den auktoriserade revisorn Åsa Wirén Linder, som har innehaft revisionsuppdraget sedan årsstämman 2006. Vid Tilgins årsstämma 28 april 2010 beslutades om omval av KPMG som revisor för en mandatperiod om fyra år/för tiden till slutet av årsstämman 2014.
Styrelsen har vid konstituerande styrelsemöte 28 april 2010 utsett ett revisionsutskott bestående av Johnny Sommarlund, Per Lindgren och Bertil Lundell.
Koden för bolagsstyrning
Tilgin tillämpar Svensk kod för bolagsstyrning.
Här kan du läsa Tilgins Bolagsstyrningsrapport för 2009